LF 2 · Arbeitsplatz ausstatten · 6/50 · 65 Min. angesetzt – Langform, jedes Wort zählt

Bedarf und Use-Case

Lernfeld 2 ist in der Verordnung das Ausstatten eines Arbeitsplatzes nach Kundenwunsch. Wer das in einem Absatz aus CPU-Namen, Office-Paket und „Übergabe“ zusammenklebt, hat das Lernfeld nicht unterrichtet. Dieses erste Kapitel bleibt absichtlich beim Bedarf. Hardware, Image und Rechte kommen danach. Ergonomie und Aussonderung zuletzt. Wenn du hier schon „Ryzen 9“ oder „das günstigste Bundle“ sagst, bist du eine Lage zu früh.

AP1 hängt an diesem Lernfeld. Die Kammer will sehen, dass du einen dokumentierten Bedarf in eine begründete Ausstattung übersetzt – nicht dass du einen Katalog auswendig kannst. In der Halle ist es dasselbe: Wer mit dem Marketingnamen der CPU beginnt, hat den Kunden nicht gelesen. Der Kunde beschreibt Arbeit. Du beschreibst, was diese Arbeit braucht, was sie kostet und woran man hinterher merkt, dass der Platz trägt.

Ein Arbeitsplatz ist keine Ansammlung von Teilen. Er ist die Stelle, an der ein Mensch eine betriebliche Aufgabe erfüllt: schreiben, konstruieren, scannen, kassieren, fernwarten, prüfen. Die Aufgabe hat Zeiten, Mengen, Schnittstellen, Schutz und Geld. Ohne diese Sätze bleibt „der Rechner für Frau Meier“ ein Gefühl, und Gefühle lassen sich weder anbieten noch abnehmen.

Was Bedarf ist – und was er nicht ist

Bedarf ist die dokumentierte Lücke zwischen dem, was die Arbeit verlangt, und dem, was heute da ist. Wunsch ist, was jemand gerne hätte. Lösung ist ein Gerät, eine Lizenz, ein Image. Wer Wunsch und Lösung vertauscht, kauft zweimal. Der klassische Satz „wir brauchen einen schnellen Rechner“ ist kein Bedarf. Schnell wofür, wie lange, mit welcher Software, an welchem Netz, mit welchem Schutz, für wie viele Jahre? Erst wenn das steht, kannst du vergleichen.

Bedarf

Was die Arbeit verlangt, schriftlich, prüfbar. Büro mit Ticket und Mail ist ein anderer Bedarf als CAD mit Baugruppe und zwei 27-Zoll-Schirmen, und das ist ein anderer Bedarf als eine Kasse im Laden oder ein Laptop im Außendienst. Erst die Arbeit, dann das Datenblatt. Ein Bedarf ohne Menge, ohne Zeitraum und ohne Abnahmekriterium ist eine Meinung. Die IHK und der Einkauf behandeln Meinungen gleich: sie tragen kein Angebot.

Use-Case

Wer sitzt wie lange woran, mit welcher Software, an welchen Peripheriegeräten, in welcher Umgebung. Der Use-Case ist die Erzählung der Arbeit in einem Absatz, den ein Dritter verstehen kann: Schicht, Ort, Dauer, kritische Momente. CAD mit GPU und zwei Schirmen ist ein Use-Case. Ticket-Schreibplatz mit Headset und einem Schirm ist ein anderer. „Mitarbeiter PC“ ist keiner. Wenn du den Use-Case nicht in fünf Sätzen sagen kannst, darfst du noch nicht bestellen.

Ist-Zustand

Was heute steht: Gerät, Inventarnummer, OS, RAM, Platte, angeschlossene Peripherie, Rechte, Image-Stand, bekannte Störungen. Ohne Ist rätst du, ob der Bedarf ein neues Gerät ist oder ein Dock, 16 GB mehr RAM und ein zweiter Schirm. Viele „neuen PCs“ sind in der Nacharbeit ein Monitor und ein USB-C-Dock gewesen. Das Ist gehört in die Akte, nicht ins Gedächtnis des Vorgängers.

Soll-Zustand

Was danach wahr sein soll, messbar. Nicht „moderner Arbeitsplatz“. Sondern: Startzeit unter x, die CAD-Datei y öffnet in z Sekunden, zwei Schirme 27 Zoll, Dock mit einem Kabel, BitLocker an, Standardbenutzer, Inventarnummer, Abnahme durch die Person, die dort arbeitet. Ohne Soll ist die Abnahme Geschmack, und Geschmack ist in AP1 und im Streit mit dem Fachbereich dasselbe: teuer.

Praktische Folge, die in der IHK und in der Halle dieselbe ist: Du bekommst den Satz „der Laptop ist zu langsam“. Bevor du eine CPU bestellst, fragst du: welche Datei, welches Programm, RAM voll oder Platte voll, Netz oder lokal, seit wann, nach welchem Change. Oft ist der Bedarf ein SSD-Tausch, mehr RAM oder ein Image ohne zehn Autostarts – nicht ein neues Gerät. Wer das nicht trennt, verbrennt Budget und bleibt langsam.

Die Arbeit befragen, nicht das Datenblatt

Anforderungen holst du nicht aus dem Prospekt. Du holst sie aus der Arbeit. Gespräch mit der Person und mit der Führung, die die Aufgabe verantwortet. Beobachten, wenn es geht: wo die Hände hingehen, welche Dateien aufgehen, welche Drucker, Scanner, Waagen, Kartenleser wirklich hängen. Inventar und Ticketstatistik: sterben Geräte an derselben Stelle, fehlt immer derselbe Anschluss? Der Fachbereich kennt die Arbeit. Du kennst die Grenzen von Gerät, Lizenz, Netz und Schutz. Die Übersetzung ist dein Job.

Wer arbeitet hier, in welcher Rolle, wie viele Stunden am Stück am Schirm?
Welche Software ist Pflicht, welche ist Wunsch, welche ist Schatten-IT?
Welche Dateigrößen, welche Speicherorte, online oder offline?
Welche Peripherie: Dock, zwei Schirme, Scanner, Signaturpad, Headset, Seriell, USB-Dongle?
Wo steht der Platz: Büro, Halle, Kasse, Auto, Homeoffice, Wechselplatz?
Welcher Schutz: personenbezogene Daten, Geheimnis, Kasse, Gesundheit?
Welche Vorgaben: Rahmenvertrag, Image, Domäne, MDM, Energie, Barriere?

Lasten gegen Pflichten

Der Fachbereich sagt, was die Arbeit braucht (Lasten). Du sagst, womit du das erfüllst und woran man es misst (Pflichten). LF 1 hat die Wörter geliefert. Hier wendest du sie auf einen Tisch an. „Schneller Rechner“ ist Lasten-Rohstoff, noch kein Lastenheft. „Arbeitsplatz öffnet Baugruppe X in unter 20 s, zwei 27-Zoll, GPU laut Freigabeliste, 32 GB, NVMe 1 TB“ ist eine Pflichtenzeile, gegen die ein Angebot gewinnen oder verlieren kann.

Funktionale Anforderung

Was der Platz tun muss: Anwendung A und B, zwei Schirme, Scannen nach PDF, VPN, Anmeldung an der Domäne. Sie ist falsch, wenn sie schon die Marke vorschreibt, ohne dass die Marke die Arbeit ist. „Gerät von Hersteller Z“ ist nur dann Bedarf, wenn Kompatibilität, Rahmenvertrag oder ein Gerätelisteneintrag das erzwingt – und das schreibst du als Begründung, nicht als Geschmack.

Nichtfunktionale Anforderung

Wie gut, wie sicher, wie sparsam, wie barrierearm, wie lange lieferbar. Startzeit, Ausfall, Geräusch, Gewicht, Akkulauf, Verschlüsselung, Garantie, Lieferzeit, Energie. In der Prüfung und im Einkauf entscheiden oft genau diese Zeilen, weil zwei Angebote die Software beide „irgendwie“ können. Wer nur die CPU vergleicht, hat die Hälfte des Bedarfs nicht gelesen.

Typen, die du unterscheiden musst

Nicht jeder Tisch ist derselbe Use-Case mit anderer Gehäusegröße. Ein Schreibplatz mit Mail, Browser, Ticketsystem und einem Schirm trägt mit 16 GB, iGPU und NVMe. Ein CAD-Platz braucht RAM, GPU und zwei große Schirme, sonst kauft ihr Wartezeit. Ein Lagerplatz braucht Scan, oft Staub und Handschuh, manchmal keinen Turm unter dem Tisch. Eine Kasse braucht Bondrucker, Laden, Kartenleser und ein Image, das nach Stromausfall wieder kassiert. Ein Außendienst-Laptop braucht Dock-Plan im Büro, VPN, Vollverschlüsselung, Gewicht und Akku. Ein Kiosk oder ein Messplatz darf oft kein privates Konto und keinen USB-Stick. Wer diese Typen in ein „Standard-PC“-Angebot zwingt, zahlt die Differenz in Tickets.

Rahmenvertrag und Standard

Viele Häuser haben eine Geräteliste: Büro, CAD, Lager, Kasse, Laptop. Der Standard ist die Vorarbeit, nicht das Denkverbot. Weicht der Use-Case ab, schreibst du die Abweichung und holst die Freigabe. Ein wildes Sondergerät ohne Liste ist in drei Jahren ohne Image, ohne Ersatzteil und ohne jemanden, der die GPU-Treiber kennt. Ein Standard, der fünf Jahre nicht angefasst wurde, ist umgekehrt ein Fossil. Beides gehört in die Bedarfsakte, nicht in den Flur.

Wirtschaftlichkeit / TCO

Preis ist nicht nur der Kasten. Stunden zum Aufsetzen, Ausfall bis der Platz trägt, Garantie und Vor-Ort-Tausch, Energie über vier Jahre, Lizenzen, Dock und Schirme, Entsorgung des Alten. Ein billiges Gerät, das zweimal im Jahr in der Werkstatt liegt, ist das teure. Make-or-Buy und Leasing gegen Kauf sind LF-1-Werkzeug: Stunden mal Satz plus Risiko gegen Fremdpreis plus Abhängigkeit. Der billigste Klick im Shop ist keine Begründung, die vor der Kammer oder dem Einkauf hält.

Lieferzeit ist Bedarf, nicht Pech. Wenn der Fachbereich in drei Wochen die Schicht umstellt, und die GPU steht in 14 Wochen, ist das Angebot ungeeignet – auch wenn es auf dem Papier „besser“ ist. Dasselbe gilt für Energie und Geräusch im Großraumbüro, für Gewicht im Außendienst, für VESA und Diebstahlschutz in der Ausstellung. Was du nicht abgefragt hast, taucht in der Abnahme als Vorwurf auf.

Schutz und Barriere gehören in den Bedarf, nicht als Nachtrag

Datenschutz und Datensicherheit sind keine Sticker, die du nach dem Kauf aufklebst. Sitzt am Platz die Personalakte, die Kasse oder die Konstruktion mit NDA, steht Verschlüsselung, Sichtschutz, Sperre, Least Privilege schon im Bedarf. Barrierefreiheit ebenso: Kontrast, Tastaturbedienung, Screenreader, höhenverstellbarer Tisch, große Schriftdarstellung. Wer das erst nach der Lieferung „irgendwie“ löst, kauft zweimal und demütigt den Menschen, der dort arbeiten soll. LF 4 und LF 2-3 machen daraus Maßnahmen. Hier muss die Anforderung in der Liste stehen.

Ist aufnehmen: Gerät, Inventar, Software, Störungen, Umgebung.
Arbeit beschreiben: Use-Case in einem Absatz, den ein Dritter versteht.
Soll schreiben: messbare Kriterien, Peripherie, Schutz, Barriere, Zeitraum.
Standard und Rahmenvertrag prüfen. Abweichung begründen.
Angebote gegen diese Liste legen, nicht gegen Hochglanz. TCO, nicht nur Stückpreis.
Entscheidung dokumentieren. Erst dann bestellen.

Wenn du dieses Kapitel kannst, erklärst du einem Fachbereich, warum „schneller Rechner“ kein Auftrag ist, und einem Einkauf, warum das billigste Bundle den teuren Use-Case nicht trägt. Hardware wählst du danach. Nicht davor.